Tja, dit kan staan of vallen met van alles. Jouw wensen en eisen, daar begint alles mee. Worden die ingewilligd door de locatie die je hebt gekozen?

Die vraag moet je jezelf eigenlijk direct stellen wanneer je een zaal op het oog hebt. Alles moet eraan gelegen zijn om iedereen die jouw feest, congres of ander evenement bezoekt tot een succes te brengen. Natuurlijk weten we dat meningen soms zo uiteen liggen dat je niet het onmogelijke van jezelf mag eisen. Neem de Tweede Kamer, de bekendste van alle vergaderlocaties in Den Haag. Hartstikke mooi en ook nog eens praktisch ingericht. Maar denk je nou echt dat alle hoge heren en dames het ooit met elkaar eens worden? Zodra dat het geval is, is werkelijk alles opeens mogelijk.

Ter zake. Wat jij in onze hofstad of elders ook maar van plan bent, de plek waar je dit organiseert moet aan al jouw voorkeuren voldoen. De zaken waar je rekening mee moet houden staan hieronder. Wees streng en houd voet bij stuk, laat je nooit afschepen!

Omgeving

Ex- én interieur moeten weten te inspireren. Wanneer wegens één van die twee of beide jouw bezoekers of team hierdoor gedesillusioneerd raken, kan dat zijn weerslag hebben op het evenement. Zou je op het eerste gezicht misschien niet zeggen maar het is echt zo! Vergader je bijvoorbeeld in een prachtig gebouw, dan heeft iedereen er gelijk veel meer zin in. Zijn jullie eenmaal gezeteld, dan is het bovendien wel zo fijn dat je ook nog iets hebt om naar te kijken. Althans, het uitzicht moet niet afleiden maar wel een lust voor het oog zijn.

Ruimte

Is er bovendien wel genoeg plek voor iedereen in de zaal die jij gekozen hebt? Kijk niet alleen naar het aantal stoelen maar ook of er genoeg doorloopruimte is en dat niet iedereen als in een sardienenblik op elkaar gedrukt zal zitten. Daarom is het wel zo fijn wanneer je de mogelijkheid hebt om de indeling naar wens aan te passen.

Bereikbaarheid

Je hebt niks aan een zaal die niemand weet te vinden. Kies dus voor iets dat centraal ligt en gemakkelijk te bereiken is met eigen én openbaar vervoer. Om er zeker van te zijn dat je straks niet voor of in een lege zaal staat, is het wellicht handig om iedereen een routebeschrijving uit te delen vanaf de snelweg en/of het openbaar vervoer.

Oh ja, parkeergelegenheid is ook wel zo handig, evenals een halte of station voor metro, tram of bus op loopafstand!

Faciliteiten

Audiovisuele hulpmiddelen zoals laptops, beamers, speakers, microfoons en projectieschermen kun je natuurlijk zelf meenemen. Maar wat nou als die aanwezig zijn én je mag er gebruik van maken? Zoek uit of dat kan in de zaal die jij overweegt af te huren. En ook of je bij het aansluiten en gebruiken ervan hulp krijgt van het personeel, indien nodig.

Catering

Zorg goed voor de inwendige mens. Met hongerige en dorstige gasten of teamleden bereik je immers helemaal niks! Nee, liever leg je ze in de watten. Kijk of er catering op locatie aanwezig is of zoek een bedrijf in de buurt van de zaal die dat kan verzorgen.

Verdere wensen en eisen zijn natuurlijk afhankelijk van het evenement zelf. Overleg goed met je team om te bepalen wat jullie allemaal nodig hebben. Heel veel succes!

 

Tags:

No responses yet

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *